4 passos para recuperar o seu projeto do fracasso

Os projetos falham por todos os tipos de razões. As partes interessadas podem mudar seus objetivos. Os principais membros da equipe podem sair para outras empresas. Os orçamentos podem desaparecer, os materiais podem ser adiados e as prioridades podem não ser gerenciadas. Se isso parece dolorosamente familiar ou se você já sabe que está enfrentando uma falha no projeto, não está sozinho.

Felizmente, seu projeto não precisa falhar!

Siga estas quatro etapas e salve seu projeto, respaldado por pesquisas originais da Gartner, iSixSigma, Congresso do PMI Project Zone, Instituição de Engenharia e Tecnologia e Government CIO Magazine. 

Etapa 1: Parar e avaliar

Entendo, interromper um projeto não é tão fácil quanto parece. O resgate de um projeto requer planejamento e o processo pode levar semanas. Embora os gerentes de projetos possam facilmente parar de comprar software e hardware, a desmobilização da equipe é um desafio muito maior. O Gartner pergunta: “Podemos realocar esses profissionais para outras posições produtivas e disponíveis? Quanto tempo vai demorar até a equipe remontar as atividades? ” Essas respostas não são fáceis.

Para ajudar a aliviar a dor de interromper um projeto, trabalhe com os gerentes dos membros da equipe para identificar possibilidades de realocação. Enquanto isso, faça um inventário de todas as especificações, solicitações de mudanças, relatórios técnicos, apresentações de status, medições financeiras já realizadas, comprovantes de reembolso, tudo que tiver na mão para evidenciar importa, e armazene-as em uma área onde seria difícil alguém adulterá-las (Google Drive, OneDrive ou qualquer outro repositório).

Depois disso? Antes de fazer qualquer outra coisa, seja claro, conciso e concreto: comunique à sua equipe por que o projeto será suspenso ou corre o risco de ser cancelado. Este processo é absolutamente crucial. Reserve um tempo para absorver o máximo possível sobre as opiniões da equipe sobre o projeto e entre si. Receber a mensagem que seu projeto será suspenso inevitavelmente criará desconfiança e o famoso “rádio corredor". Transparência e mensagens objetivas são a melhor maneira de atenuar os maus sentimentos.

Em seguida, verifique seu ego. Vá para as principais partes interessadas e peça feedback anônimo (é anônimo! importante repetir isso aqui) sobre a visão que eles têm do projeto em geral. Ao avaliar suas respostas, não se esqueça de considerar a cultura e a política da organizacional e como esses fatores podem ter desempenhado um papel na formação das opiniões dessas partes interessadas.

💡Itens de ação: Emita uma ordem de "pare o trabalho" e converse com todos.

Etapa 2: Descubra por que seu projeto está falhando

Às vezes a causa dos problemas do projeto não é imediatamente óbvia. Até os melhores gerentes de projeto - aqueles com excelentes planos de projeto, orçamentos apropriados e controle de escopo fantástico - enfrentam, ocasionalmente, falhas no projeto.

Por quê? Responder a essa pergunta é o objetivo da segunda etapa.

As respostas no nível da superfície geralmente são a tentação quando os gerentes de projeto atingem essa etapa. Eles podem se concentrar na complexidade do projeto, no software desatualizado de gerenciamento de projetos, nos objetivos pouco claros ou na falta de envolvimento das partes interessadas, mas todos esses problemas são tão genéricos que não fornecem informações suficientes para criar soluções reais.

Sempre que estiver neste situação lembre-se (Pergunte por que). Por que os objetivos não são claros? Por que as partes interessadas não estão se envolvendo? Seja específico ao responder a essas perguntas. Considere usar a técnica dos cinco porquês do gerenciamento para analisar as respostas a essas perguntas difíceis.

Obviamente, algumas dessas respostas podem ser difíceis de ouvir e as soluções podem variar do desafiador ao impossível. Lembre-se: se esses problemas pudessem ser facilmente contornados, eles teriam sido abordados e resolvidos durante a execução do projeto. Mesmo problemas simples - como a saída de um membro estratégico da equipe - podem levar meses para serem solucionados. Pergunte a si mesmo: você está usando a tecnologia certa para o trabalho? Os fatores de atraso no seu projeto são tão externos que o controle do projeto está simplesmente fora de suas mãos?

Se você ainda está tentando descobrir onde está a raiz da falha do seu projeto, considere estes 7 problemas. Eles tendem a ser as causas mais comuns de falha do projeto:

• Complexidade

• Externo

• Financeiro

• Operacional

• Organizacional

• Cronograma

• Tecnologia

A partir daí, reserve um tempo para identificar quais riscos você enfrentará ao tentar salvar o projeto. Esses riscos valem a pena? Ainda é possível aproveitar o projeto? Responda a estas perguntas antes de prosseguir.

💡Itens de ação: Identifique soluções viáveis para o resgate do projeto (isso inclui a finalização do projeto), identifique as causas do problema e identifique os riscos para a continuação do projeto.

Etapa 3: Crie uma a sala de guerra / war room

Ok, general. Este é a sua carta na manga! Você monta uma equipe, junta todos eles em uma sala e faz uma força-tarefa para o resgate do projeto. Você tem a mentalidade de "matar" ou “consertar"? Concluiu a sua análise, fez perguntas para as análises complementares ou encontrou outras desculpas para atrasar todo o processo? Se tudo isso foi feito na etapa dois, você já está pronto para descobrir o que fazer com seu projeto.

A "sala de guerra" será intensa, debates calorosos e uma pitada de lavagem de roupa suja também. O processo de tomada de decisão pode levar mais de duas horas do seu dia ou, raramente, durante toda a semana. Todos os principais tomadores de decisão devem estar presentes e isso não será fácil se estes tomadores de decisão forem estratégicos para organização. Sei também, que isso pode não ser possível, especialmente se o projeto é um dia inteiro. Alguns executivos podem preferir ser chamados quando a reunião está chegando ao fim, onde os membros da equipe podem apresentar opções de deliberação - essa abordagem particularmente para mim, é a melhor estratégia. Você discute com a equipe as deliberações viáveis e só apresenta aos executivos estas ações a serem deliberadas. Isso passa a visão de organização, domínio da gestão e profissionalismo no resgate do seu projeto.

Se possível, conduza a reunião inteira pessoalmente ou, se necessário, por algum aplicativo de salas virtuais (importante que você seja o administrador desta sala). Tente limitar a reunião a dez pessoas, incluindo as partes interessadas mais importantes (como os patrocinadores), gerente de projeto, membros seniores da equipe e talvez um representante técnico para fornecer informações para planejar a viabilidade.

Você precisa se preparar para a sala de guerra. Crie uma agenda para revisar os novos temas, desde relatórios quantitativos até entrevistas com membros da equipe. Incentive a colaboração antes da guerra para que o resultado ideal apareça.

Quando você inicia a reunião na sala de guerra, todo o material do projeto deve estar prontamente disponível (não adianta ficar preparando o material 10 min antes de começar a reunião). Essa é a sua base de fatos. Sem isso, você começará a fazer suposições e decisões sem fatos para apoiá-las.

Conhecer os fatos é apenas metade da batalha. O objetivo da sala de guerra se resume a responder a essas três perguntas enganosamente complexas:

• O Business Case ainda é válido?

• Se o Business Case não for mais válido, há potencial para um novo, justificado, reinventado Business Case?

• (Se sim): Os custos adicionais para o resgate do projeto valem a pena?

Incentive sua força-tarefa a se concentrar na identificação do principal fator do projeto que governa a tomada de decisões (ex: orçamento, cronograma, escopo ou qualidade). Idealmente, deve haver apenas uma delas que controla o resultado principal do projeto.

Às vezes, o fator principal está além do que é possível ser feito. Por exemplo, se o prazo final principal expirou e foi alinhada com um ciclo sazonal de mercado (véspera de Natal, por exemplo), o projeto é irremediável.

Nesse ponto, um ponto comum para começar é identificar o que a equipe pode fazer com o mínimo de esforço. Desenvolva um cenário que custe menos a empresa e que se aproxime mais para atingir o objetivo principal.

Se isso parecer fora de alcance, prepare uma recomendação para finalizar o projeto, mas não sem uma análise minuciosa. Embora possa parecer simples finalizar um projeto, considere as compensações que poderiam tornar o pior cenário possível do que se pensava inicialmente. Além disso, pense na reação potencial de "matar um projeto". Como essa decisão afeta a estratégia de negócios? Outros projetos? Percepções do público? Potenciais futuros clientes? Todas essas variáveis devem ser consideradas e cuidadosamente abordadas na sala de guerra.

Se ainda existir qualquer possibilidade de resgate, a menor possível, reserve um tempo para explorar mais alternativas. Tente descobrir soluções que possam atender a mais dos objetivos do projeto e considere como a adição dessas soluções ao seu plano pode criar cenários potenciais adicionais - positivos ou negativos.

Você sabe o quanto os gerentes de projeto amam a documentação. Então, anote os principais pontos do seu plano em um termo de abertura revisado, durante a discussão na sala de guerra, não é incomum que as partes interessadas proponham um projeto de substituição em vez de um resgate. Essa é uma opção totalmente viável - interrompa o projeto, recuperando apenas partes essenciais e funcionais da tentativa original e trabalhe para criar um novo plano.

Se você decidir começar completamente de novo, abandone completamente o resgate do projeto. Justifique o projeto de substituição por seu próprio mérito (sim, isso significa refazer um orçamento, aproveitamento de pessoal, identificar requisitos e rever o escopo etc.).

Em outras palavras, esse cenário termina com o gerente do projeto finalizando o projeto com a intenção de tentar novamente em uma data posterior.

💡Itens de ação: configure sua sala de guerra, envolva novamente as partes interessadas e crie um plano de contorno para seguir em frente.

Etapa 4: coloque seu projeto em movimento

Após a reunião na sala de guerra, seu próximo passo será fazer monitoramento e acompanhamento - mesmo que você e sua equipe decidam finalizar seu projeto (embora isso esteja além do que abordaremos aqui). O verdadeiro resgate do projeto começa aqui.

De várias maneiras, esse último passo é a parte mais desafiadora do resgate do projeto. Volte a envolver as partes interessadas no conteúdo do novo plano do projeto. Confirme o cronograma do projeto com todos os envolvidos, em detalhes completos com compromissos precisos para cada membro da equipe. Você deve finalizar seus planos rapidamente - menos de um dia ou dois - neste estágio do projeto.

Lembre-se: confiança é a chave aqui. Hesitação e procrastinação podem limitar o comprometimento da equipe e diminuir a moral. Você é o general; prepare suas tropas para se envolver novamente!

Valide onde puder, removendo variáveis desconhecidas (como se os contratados preferenciais estão livres ou se os principais membros da equipe com habilidades especializadas foram atraídos para outros projetos). Muitas vezes, os gerentes de projeto não enfrentam essas dificuldades, mas quando o fazem, verifique se sua comunicação é clara. Confirme se as novas partes interessadas aceitam suas novas responsabilidades para o projeto.

À medida que o projeto avança, lembre-se de detalhar o perfil, o escopo e o tamanho do novo projeto para a equipe principal. Enfatize os resultados esperados e explique como esse projeto se alinha aos objetivos da empresa. Não se limite a comunicar o que essas mudanças podem significar em escala global. Embora você possa receber algum feedback, seja direto: o projeto está em andamento.

💡Itens de ação: finalize como o seu projeto avançará, confirme responsabilidades e redefina as expectativas da organização.

Este artigo é bem completo e certamente poderá te ajudar a avaliar melhor a decisão de continuar ou cancelar o seu projeto, mas se ainda precisar de ajuda para analisar as principais possibilidades do seu projeto entre em contato com a gente.