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Quantas vezes você já marcou como lido aquele grupo do WhatsApp que fica lotado de mensagens durante o dia? Você recebe e-mails em excesso? Quantas vezes você não leu um e-mail até o final?
Esses acontecimentos são muito frequentes e indicam a necessidade de um planejamento e gestão melhor das comunicações.
Você já deve ter ouvido falar que gerentes de projetos gastam até 90% do seu tempo se comunicando. Então já que a comunicação é tão importante no gerenciamento de projetos, não deveríamos fazer algo para planejar, estruturar e controlar melhor as nossas interações?
Se você é um gerente de projetos que esta começando agora, provavelmente irá focar mais em relatórios de desempenho (Status Reports, Apresentações, entre outras maneiras), mas conforme você vai ganhando experiência, percebe que o gerenciamento eficaz da comunicação vai muito além.
O plano de comunicação é muito mais do que importante, segundo um estudo realizado pelo o PMI’s Pulse of The Profession revelou que, em um projeto de aproximadamente US$ 1,4 Bilhão, uma pequena parte de 14% de seu orçamento foi destinada aos riscos, sendo que 56% destes custos estavam ligados a falhas na comunicação.
Os números mostram que a comunicação é algo que faz com que a empresa venha crescer com uma boa gestão na comunicação de seus projetos, por outro lado, tudo pode ir por água abaixo.
5 dicas para você começar com o pé direito no gerenciamento de comunicações
Pergunte as partes interessadas o que deve ser comunicado a elas
Sempre solicite feedback sobre a sua comunicação com a equipe do projeto, isso pode eliminar um potencial ruído de comunicação
Sempre esteja aberto a ouvir pontos de vistas positivos e negativos, se você não for um bom ouvinte dificilmente as pessoas estarão abertas a passar informações delicadas sobre o projeto
Lembre-se de incluir em sua lista de distribuição pessoas como chefes dos membros de equipe
Use vários métodos de comunicação, só o e-mail pode ser muito pouco
"As comunicações em projetos devem ser eficientes (fornecendo apenas as informações necessárias) e eficazes (fornecendo informações no formato certo e no momento certo)."
Desenvolvendo o plano de comunicação
O planejamento das comunicações é importante para alcançar o êxito final de qualquer projeto. Na maioria dos projetos o plano de comunicação é feito no início, isso permite que os recursos adequados, tais como tempo e orçamento sejam alocados às atividades de comunicação.
Abaixo uma exemplo de como seria um plano de comunicação:
E ainda podemos usar a tecnologia a favor da nossa comunicação
No mundo de hoje todas as pessoas vivem conectadas em um ambiente virtual. Não temos dúvidas que a tecnologia facilita bastante na comunicação pessoal ou profissional, então por que não usar em nossos projetos também? Para se comunicar com o grupo envolvido pode ser algum tipo de vídeo conferencia para marca reuniões, um portal intranet (EPM da Microsoft, IBM Connection, Trello), grupos de WhatsApp para aumentar a velocidade da informação, esses diferentes meios de comunicação são chamados de tecnologia da comunicação. E para determinar a tecnologia melhor se encaixa em seu projeto, é importante fazer algumas perguntas como:
Qual tecnologia a equipe está acostumada?
Com que velocidade preciso comunicar as informações?
Há necessidade de enviar e-mail para todo tipo de informação?
Existem também alguns fatores que podem afetar a escolha da tecnologia:
Urgência da necessidade de informações
Disponibilidade de tecnologia
Facilidade de uso
Ambiente do projeto
Sensibilidade e confidencialidade das informações
No fim é importante que você entenda a importância da comunicação no seu projeto e como ela deve ser compartilhada para todos os membros do projeto, patrocinadores, fornecedores, entre outras partes interessadas. Caso alguma parte interessada ou até mesmo o patrocinador, não esteja alinhado com alguma informação importante no projeto, isso poderá resultar em expectativas diferentes podendo até causar atrasos no projeto, por isso, é importante fazer um registro das informações, para que você possa consultar ou até mesmo comprovar quando alguma coisa fugir do controle.
E você? Como você se comunica em seus projetos? Compartilhe conosco, deixe um comentário no post.
