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Quando a priorização se torna um problema, algumas dessas perguntas podem passar pela sua cabeça:
Como definir as atividades que serão priorizados? Quais atividades são importantes para mim? Que atividades posso deixar para depois?
Em quais atividades devo investir mais tempo para ter um maior retorno?
Da mesma maneira poderíamos ler a mesmas perguntas apenas trocando a palavra atividade por projeto e já teríamos uma visão de portfólio:
Como definir os projetos que serão priorizados? Quais projetos são importantes para mim (minha organização)? Que projetos posso deixar para depois? Em quais projetos devo investir mais tempo para ter um maior retorno?
Antes de conhecer um pouco mais sobre a aplicação desta técnica, queria dividir um pouco com você, a origem da técnica até a aplicação prática em gerenciamento de projetos.
Tudo começou com Pareto e o Princípio 80/20 que foi sugerido pelo pensador Joseph M. Juran que deu o nome em honra ao economista Vilfredo Pareto (nasceu em 15 de julho de 1848 na França, e morreu em 19 de agosto de 1923 em Lausanne, Suíça), também fez várias contribuições para economia, sociologia e filosofia moral, especialmente no estudo de distribuição de renda e análise dos indivíduos.
A descoberta foi em 1906, durante um estudo de como a riqueza foi distribuída entre a população italiana. Ele observou que 80% das propriedades da Itália pertenciam a 20% da população. Vilfredo Pareto também notou que 80% de suas ervilhas estavam sendo produzidas por 20% das vagens de ervilha. Através de vários estudos de diferentes fenômenos, concluiu que em muitos casos 80% das conseqüências decorrem de 20% das causas. Em resumo Vilfredo Pareto foi o primeiro a notar a variedade de áreas a que este princípio se aplicava.
Hoje, a regra 80/20 é usada para descrever quando o esforço e a recompensa não são uma correlação linear.
Na época ninguém esperava que ele descobrisse um princípio natural que pudesse ser aplicado a quase todos os campos da ciência ao longo de tantos anos.
E como o Princípio de Pareto evoluiu para a Curva ABC?
Em 1951, Dickie, H.F., escreveu o artigo “ABC Inventory Analysis Shoots for Dollars Not Pennies". O artigo foi publicado na Factory Management and Maintenance, vol. 109, No. 7, 1951, pp. 92-94. Este artigo descreve como a General Electric, primeira empresa a aplicar o que eles chamaram de Curva ABC (ABC analysis em inglês), para otimizar seu estoque.
Aplicado ao contexto de inventário relaciona número de itens em estoque com o valor da moeda dos itens comprados / consumidos em uma base repetitiva:
10-20% dos itens (Classe "A”) representam 70-80% do consumo
15-25% dos itens (Classe “B”) representam 10-20% do consumo
65-75% dos itens (Classe “C”) representam 05-10% do consumo
Os itens classe “A” deveriam ser monitorados de perto devido ao valor envolvido (70-80% do consumo)
Com isso, Dickie, H.F. reconheceu que é relativamente sem importância se o processo de aquisição de produtos é otimizada na classe "C" ou se até mesmo perder um cliente desta classe. Em tempo de gestão o ideal seria ajustar as tarefas da classe "C" por toda parte, delegá-la ou, se não for possível, processá-los o mais rápido possível.
Ao mesmo tempo, há a classe "B" (intermediária), onde uma otimização ainda se paga, mas só depois de tudo o que foi otimizado na classe "A".
Como pode perceber, Dickie, H.F. apertou o Pareto, categorizando em classes concentrando-se na mais importante inicialmente.
Com esta técnica, algumas análises podem ser feitas em relação ao estoque:
20% dos itens representam 80% do valor total do consumo do inventário (Qtd Consumido x Taxa unitária)
Identifica itens específicos nos quais os esforços podem ser concentrados
Fornece uma base sólida para onde alocar fundos e tempo
E como aplicar uma técnica de gerenciamento de estoque ao gerenciamento de projetos?
Se você leu até aqui já deve ter pensado em várias formas de aplicar isso no seu dia a dia ou até mesmo já deve ter aplicado em alguns dos seus projetos.
Em projetos, podemos associar a técnica em gerenciamento de tempo ou até mesmo e priorização de projetos dentro de um portfólio. Podemos fazer as 3 classes da seguinte maneira:
A - Tarefas Importantes e Urgentes
B - Tarefas importantes mas NÃO Urgentes
C - Tarefas sem importância, urgentes ou não
Estes grupos são classificados com base nas prioridades, A com a maior prioridade. Uma vez que as tarefas foram dadas uma categoria específica (A, B ou C), as tarefas devem ser priorizadas com base em um número. Exemplo, A1 deve ser feito primeiro antes de A2. A análise de ABC pode ser combinada com diversos outros métodos.
Então, o que isso significa?
PRIORIZE o seu tempo de modo que 20% dos esforços que resultem em 80% do resultados.
PRIORIZE as tarefas que produzem os melhores resultados.
É importante perceber que há certos esforços que podem afetar a maioria das suas saídas.
E a lista apenas continua ... O ponto é, o foco sobre os 20% que faz grande diferença em vez de se concentrar em 80% que não faz nem mesmo cócegas.
“Nada é menos produtivo do que tornar eficiente algo que nem deveria ser feito” - Peter F. Drucker
